A busca de um melhor aproveitamento do espaço físico da empresa, impulsionado por constantes mudanças do mercado de trabalho, fez com que se abrisse a necessidade de estudos que minimizassem, em um curto espaço de tempo, as necessidades de se realizar a mesma quantidade de trabalho em um espaço físico menor, obtendo uma qualidade superior a atual e com o aumento crescente da motivação do empregado.
As vantagens dessa alternativa de trabalho devem ser ressaltadas tanto para o empregador como para o empregado. Também se deve incentivar a adoção de um projeto inicial, por parte dos funcionários, quebrando-se barreiras e mitos tais como a “perda de emprego”, “falta de contato com os colegas de trabalho”, “esquecimento, por parte da gerência, nas horas de promoções” etc.
1- Conceito de telecommuting
Telecommuting redefine o tradicional entendimento sobre espaço de trabalho. Atualmente, as organizações estão se focando em novos valores, tais como, inovações, satisfação, responsabilidades, resultados e ambiente de trabalho familiar.
A alternativa de telecommuting complementa esses princípios e oferece flexibilidade aos patrões e empregados. É um conceito que, a cada dia, ganha mais força ao redor do mundo. Grandes empresas escolheram o trabalho de telecommuting pelas facilidades que ele gera para o empregador.
A implantação do telecommuting determina regras para se trabalhar em casa, em dias específicos da semana e, nos demais dias, trabalhar no escritório. O local de trabalho pode ser a casa ou, temporariamente por motivo de viagem, outros escritórios.
A idéia do telecommuting não é nova. Ela começou a ser usada em formas primitivas durante anos por vendedores e representantes comerciais, que visitavam seus clientes em locais diferentes do local de trabalho. O que se alterou foi à adaptação a vários tipos de trabalho e o agendamento prévio dos dias de ausência ao local de trabalho. Computadores e outras novas tecnologias foram os responsáveis pelo crescimento e expansão do telecommuting.
Convém ressaltar que todos os vínculos devem ser mantidos entre a empresa e o funcionário, no que tange às garantias de emprego, bonificações e reconhecimentos.
2- O início
O trabalho remoto, ou o gerenciamento à distância, foi inventado em 1857 por J. Edgar Thompson, da empresa Penn Railroad, quando descobriu que poderia usar o sistema privado de telegrafia de empresa para controlar o uso dos equipamentos do laboratório.
O que torna o telecommuting possível é a tecnologia existente e o equipamento que permitem levar virtualmente o escritório e o trabalho com o profissional, num local mais confortável, e da mesma forma, levar também seus clientes, seus colegas e sua empresa. Esses ambientes de trabalho não-tradicionais permitem que os funcionários sejam tão acessíveis e produtivos como se estivessem na empresa.
Os contratos de telecommuting abrangem conceitos importantes de confiança e de autorização ao empregado e permitem que a companhia apóie os empregados, mantendo um equilíbrio saudável entre as pressões de trabalho e a família.
Deve-se considerar o fato de que um número crescente de usuários distantes estará usando TI em cadeia. É necessário um cuidado especial com a circulação das informações em rede, a segurança de acessos remotos e a confiabilidade das transferências de dados aos locais remotos.
Se esses pontos não forem bem avaliados e o telecommuting se desenvolver dentro da organização, partindo de cima para baixo, a empresa ficará sujeita aos seguintes problemas:
* a não-identificação dos trabalhos ou das pessoas adequadas para o telecommuting pode resultar na escolha de pessoas erradas.
* Processos empresariais não adaptados às necessidades de telecommuting.
*A falta de critérios satisfatórios de medição da produtividade do telecommuter.
*Administração inadequada dos telecommuters.
Outros problemas que poderiam surgir na ausência de uma abordagem planejada de implementação do telecommuting incluem:
*Dados de risco – usuários distantes que acessam dados centralizados que poderiam ser obsoletos, mas que continuam sendo usados.
*No trabalho, remotamente executado, não há modo algum de se verificar quais dados são usados no produto.
*Roubo de dados – é provável que os dados corram mais risco de roubo ou corrupção em uma casa/escritório.
*Pirataria de software – enquanto existem ferramentas para se fazer inventários de software em redes locais, é mais difícil de controlar software sem autorização em um ambiente distante.
3- Definindo o empregado de telecommuting
Telecommuting é uma atividade que requer certo tipo de pessoa. Esta forma de trabalho não é apropriada a todo mundo. Trabalhadores novos ou sem experiência, normalmente, não são satisfatórios. Nem pessoas que estão procurando soluções aos problemas de cuidar das crianças ou de si mesmas.
O telecommuter deve ser:
*Elegível por função de trabalho ou nível de responsabilidade.
*Independente.
*Familiar com as políticas de organização e procedimentos.
*Capaz de trabalhar períodos longos sem recompensa imediata.
*Persistente no contato com pessoas.
*Comunicador efetivo.
*Bem organizado.
*Ter boas habilidades de administração de tempo.
*Capaz de trabalhar sem realimentação constante.
*Ter três anos, no mínimo, de experiência nas suas funções.
Os principais fatores que determinam o crescimento de um telecommuter são: a necessidade de um equilíbrio na vida pessoal, a chance de alterar rotinas em sua vida e interesses particulares em novas filosofias de trabalho. É necessário ressaltar que a participação deve ser voluntária, nunca imposta.
4- Possíveis problemas
Algumas desvantagens admitidas pelos funcionários praticantes do projeto são:
*Sentem-se mais isolados sem o contato diário com os colegas no escritório.
*Encontram mais dificuldades em se auto motivar.
*Não possuem uma idéia clara da necessidade de parar de trabalhar no final do dia.
*Quando retornam ao escritório, sentem dificuldades de socializar-se.
*Não conseguem resistir à geladeira, televisão ou outras diversões em sua casa.
Alguns obstáculos comuns, listados a seguir, entre os empregadores e os empregados, sendo conveniente ressaltar que a maioria desses problemas resulta da falta de diálogo entre as partes envolvidas no projeto:
*Gerentes não acreditam em supervisão a distância.
*Telecommuters têm menos disposição às reuniões do que a exigida pela empresa.
*Há uma quebra de produção da equipe, quando há pessoas integrantes, praticando telecommuting.
*Telecommuters têm mais facilidades que os outros integrantes da equipe, segundo pensam os não participantes do projeto.
*As reuniões têm que ser planejadas com antecedência.
*As promoções podem ser afetadas para quem executa o telecommuting.
*Os gerentes têm que gastar mais tempo e diferentes métodos para supervisionar os telecommuters.
As opiniões sobre o telecommuting devem ser discutidas pelos participantes. É importante discutir as possibilidades do projeto com todo o time que está diretamente envolvido e, se possível, com todos os telecommuters.
5- Benefícios
Muitos empregadores observam um aumento significativo na produtividade dos funcionários, além de menos exigências quanto ao tamanho dos escritórios. Custos indiretos, como menor índice de faltas, também podem ser observados com a prática do telecommuting.
A retenção de mão-de-obra e facilidades para conseguir trabalhadores específicos também é notada em algumas empresas que adotam este projeto.
Os empregados podem ter uma redução em nível de tensão, ter o seu moral elevado e um maior equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, como resultado imediato do telecommuting. Observam, também, uma melhora significativa em suas vidas particulares, podendo se dedicar à prática de esportes ou outras diversões. O aumento do contato familiar e o sentimento de confiança que o trabalhador sente, com relação à empresa, fazem com que intensifique sua satisfação pessoal e eleve seu moral.
6- Vantagens para o empregador
Algumas vantagens podem ser facilmente observadas após a implantação do telecommuting. Para o empregador, as principais vantagens estão listadas a seguir, segundo uma pesquisa realizada pela Valley Metro dos Estados Unidos.
*Aumento de produtividade.
*Redução da desatenção no trabalho.
*Continuidade no tempo de trabalho.
*Diminuição de tensão.
*Continuidade do trabalho em momentos de conflitos pessoais.
*Aumento da flexibilidade.
*Aumento da confiança e da responsabilidade do empregado.
*Queda no número de faltas.
*Menor rotatividade de funcionários.
*Maiores vantagens no recrutamento.
*Melhora das técnicas administrativas.
*Elevação do moral do empregado.
*Queda das demissões.
* Aumento de Produtividade: O telecommuting permite aos empregados trabalharem mais efetivamente – o programa piloto do Estado da Califórnia achou que os telecommuters realizam 10% a 30% mais do que os trabalhadores de escritório.
A satisfação pessoal, o aumento do ego, a capacidade de gerenciamento de seu próprio horário, a possibilidade de trabalhar nos momentos mais produtivos, acabam gerando este aumento de produtividade que pode ser notada em empresas que adotam o telecommuting.
Por que telecommuters ficam mais produtivos? Longe das distrações de um escritório ruidoso, ocupado – e com interrupções não planejadas – um telecommuter pode se concentrar completamente nas suas tarefas. Motivado, telecommuters podem envolver-se no que eles estão fazendo e ficar mais hábeis a trabalhar mais duro. Telecommuters devem ser lembrados, de fato, a dar um intervalo ocasional entre suas tarefas.
Pesquisas de telecommuters sugerem que o aumento em produtividade pessoal também seja devido, em parte, à sensação de autoridade pela confiança de um empregado trabalhar remotamente. O moral, normalmente, sobe muito e rapidamente.
Redução de Custos: Redução no tamanho da planta física e sua manutenção. Redução nos custos de produção, cópias, envio de fax, e entrega de informações impressas.
Flexibilidade Estratégica: Mobilidade para aproveitar oportunidades de mercado rapidamente, uso de recursos especializados e busca de parceiros na sociedade, sem levar em conta a localização. Disponibilização de informação e talento perto dos clientes.
7- Vantagens para o empregado
Os empregados que trabalham em regime de telecommuting também obtêm algumas vantagens, segundo a mesma pesquisa realizada pela Valley Metro dos Estados Unidos:
*Diminuição do nível de tensão.
*Diminuição ou eliminação do tempo e dos gastos com viagens diárias.
*Maior flexibilidade nos horários de trabalho e do convívio familiar.
*Aumento de satisfação com o trabalho.
*Melhora do ambiente de trabalho.
Aumento de satisfação do empregado: Reduzindo tensão causada pelas viagens e congestionamento de pessoas no escritório pode ajudar a ter mais baixos custos incorridos por baixa produtividade e diminui as despesas médicas.
Equilíbrio entre o Trabalho e Obrigações Familiares: Flexibilidade na escolha de horas de trabalho. Acomoda o dia segundo às necessidades (crianças doentes, férias etc.).
Qualidade de Vida: Elimina tensão de viagens. Trabalha com mais eficiência, mais relaxado e em um ambiente mais tranqüilo. Gasta mais tempo com a família.
8- Custo benefício
A AT&T implementou o conceito de telecommuting – livrando os empregados dos limites de um escritório e equipando-os para trabalharem a qualquer hora, em qualquer lugar/escritório – as necessidades de espaço foram reduzidas de modo significativo. Implementando arranjos de telecommuting, a AT&T economiza anualmente uma média, de US$3.000, por telecommuter, na comparação do espaço associado ao custo.
A ausência do empregado devido à baixa moral e tensão, ou enfermidade, é a relação de causa indireta, significando menos custos ao empregador. Dados do projeto inicial e estudos independentes chegaram à conclusão, por unanimidade, que um programa de telecommuting melhorou o moral e reduziu a tensão entre os praticantes. O resultado destes benefícios pode significar uma redução para o empregador devido às faltas, e resulta, assim, em uma troca de benefícios para o empregado e empregador.
Recursos mais produtivos e importantes reduções de custo podem aumentar o valor econômico de uma companhia. É uma medida chave de eficiência financeira nos negócios hoje em dia.
9- Políticas de Telecommuting
O salário do empregado, benefícios e cobertura de seguro, patrocinados pelo empregador, não mudarão como resultado da implantação do telecommuting.
Oferecer a oportunidade para trabalhar em casa é uma opção de administração. Telecommuting não é um benefício universal ao empregado. A participação de um empregado no programa telecommuting é completamente voluntária. O empregado, supervisor ou gerente podem terminar o telecommuting sem causa aparente. As condições do telecommuter de empregador para o empregado devem permanecer iguais aos empregados não praticantes de telecommuting.
Uma discussão completa dos assuntos sobre arranjos de telecommuting, inclusive a freqüência, medidas e expectativas, são aconselháveis e necessárias. Nesta política, devem-se definir todos os acordos entre o empregador e o empregado.
Conclusão
A implementação do projeto inicial de telecommuting deve ser iniciada de forma gradual e crescente na empresa. Devemos nos atentar às necessidades de treinamento dos participantes, tanto dos funcionários, quanto dos gerentes/supervisores.
Haverá uma alteração no comportamento do funcionário e da supervisão, principalmente no que se diz respeito às metas a serem atingidas. Não haverá mais o contato visual para se medir a produtividade do funcionário, que será medida por objetivos e não por produção. Haverá muito mais envolvimento do funcionário na execução dos cronogramas a serem cumpridos, pois o mesmo terá consciência da necessidade de se atingir a meta estabelecida pelo cronograma.
Não podemos esquecer de que não deve haver uma sobrecarga de funções aos praticantes do telecommuting. A distribuição das tarefas deve ser igual aos telecommuters e não-telecommuters.
O funcionário praticante de telecommuting consegue organizar sua vida pessoal com o trabalho, podendo se dedicar melhor ao relacionamento familiar. O telecommuting não deve ser usado para resolver problemas de cuidar de crianças ou idosos. Ele apenas deve ser visto como uma possibilidade de se aproveitar melhor o tempo antes gasto com as viagens de casa ao escritório.
A confiança depositada pela empresa no funcionário faz com que cresça sua auto-estima e, consequentemente, ele cumprirá os compromissos assumidos perante seu supervisor.
A economia de bens imóveis também foi verificada pelas empresas norte-americanas. Com o crescimento dos praticantes de telecommuting podemos diminuir até 30% dos bens imóveis da empresa. Apenas devemos nos atentar para os dias em que todos os funcionários, telecommuters e não-telecommuters, estiverem na empresa.
Os estudos também indicam a necessidade de participação dos funcionários telecommuters em todos os eventos da empresa. As reuniões departamentais devem, quando possíveis, ser marcadas com antecedência, para que possa haver a presença dos telecommuters. Com esta atitude o funcionário telecommuter não se sentirá excluído do grupo.
O acordo de telecommuting pode ser terminado a qualquer momento. Apenas deve-se tomar o cuidado para que isso não ocorra de forma brusca, mas sim decidido com certa antecedência. Isso deve ser feito para não haver o descrédito do projeto. Muitas vezes o funcionário preenche todos os pré-requisitos necessários à execução do telecommuting, mas, quando inicia o trabalho em casa, ele verifica que não se adaptou com a nova maneira de se trabalhar. Esse funcionário deve procurar a gerência e relatar seus problemas.
A gerência não deve punir os funcionários que tentaram realizar o telecommuting e não se adaptaram ao mesmo. A cada nova desistência devem ser analisados os conceitos de implementação de telecommuting na empresa. Não devemos permitir que o insucesso do telecommuting em um determinado departamento de uma empresa deixe um conceito negativo sobre essa filosofia.
Em alguns casos, a empresa decide terminar a utilização do telecommuting. Também nessas situações, o término deve ser avisado com antecedência. Muitos trabalhadores, como o exemplo dos norte-americanos, procuram empresas que adotam o telecommuting. Esses trabalhadores afirmam que, se houver uma desistência da empresa em se utilizar o telecommuting, eles procurarão outras, que adotem esta filosofia.
Referências Bibliográficas
BREDIN, Alice. The Virtual Office Survival Handbook. USA: Wiley, 1996.
KUGELMASS, Joel. Telecommuting. A Manager’s Guide to Flexibe Work Arrangements. USA: Lexington Books, 1995
NILLES, Jack. Making Telecommuting Happen. USA: VRN, 1994.
SHAW, LISA. Telecommute! Go To Work Without Leaving Home. USA: Jon Wiley & Sons, Inc., 1996.
AT&T – Telework Guide – http://att.com/telework
O autor: José Carlos Ferreira Júnior, mestre em Gerenciamento e Sistemas de Informação e professor das disciplinas “Administração de Sistemas de Informação” e “Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas” nos cursos de Administração com Ênfase em Comércio Exterior na UNIP, Administração na FACAMP e Marketing na Policamp. Consultor atuante na área de implementações tecnológicas na região metropolitana de Campinas.
Contato: jose.carlosjr@directnet.com.br ou jose.carlos@facamp.com.br. Da Redação